You are on page 1of 30

1

HRVATSKI JEZIK I POSLOVNA KORESPONDENCIJA


mr.sc. Ivana Bai

Jednako kao to izgled i stil govore o osobi koju upoznajemo, toliko u dananjem poslovanju stil i sadraj poslovnog pisma s kojim se istupa prema poslovnim partnerima govore o poiljatelju. Najei oblik dananje poslovne komunikacije odvija se putem e-maila kojim se poslovnim partnerima i kompanijama alju projekti, ponude proizvoda ili usluga, ponude za zaposlenje, pozivi za prezentacije, objave za medije, a poslovno pismo slui odravanju poslovnih veza, predstavljanju poduzea i ima vanu promotivnu funkciju.

Sadraj:
naela i jezik dobre komunikacije koraci do uinkovite komunikacije (jasnoa, tonost, saetost, pravovremenost, dokumentiranost, osobnost) struktura i vanjski izgled teksta poslovnog pisma uobiajeni formati poslovnih pisama planiranje pisma i organizacija sadraja (naslov, uvod, sredinji dio, zakljuak) stil i jezik (stil i ton pisma, stilske figure, pravopis, pozitivan pristup) e-mail pismo

Tipska poslovna pisma - prigodna poslovna pisma - ponuda za posao - curriculum vitae - preporuke - pismo odbijenica-neprihvaanje ponude za posao - natjeaji i upit za ponudu - pismo namjere - sastanci-pozivnice i zapisnici - priopenje za medije

1. Osnovna pravila pisanog poslovnog komuniciranja


ekspeditivnost - podrazumijeva da se svaki poslovni iskaz vrlo brzo proslijedi i da se izvri uvid u sadraj i omogui povratna informacija u to kraem roku. Ukoliko, uslijed stjecaja okolnosti, nije mogue odmah odgovoriti, potrebno je obratiti se partneru i nagovijestiti da e puni odgovor na njegovo pismeno obraanje uslijediti u odreenom vremenu. uvanje poslovne i slubene tajne. Ono to se smatra slubenom tajnom propisuje se zakonom. Slubena tajna u okviru tvrtke je regulirana internim aktima tvrtke. Moe se rei da svi podaci tvrtke predstavljaju poslovnu tajnu, a posebno oni koji su tako oznaeni, tj. na kojima stoji naznaka povjerljivo, strogo povjerljivo, poslovna tajna i dr. tonost i preciznost izraavanja vano je pravilo pisane i usmene komunikacije. Ono znai potivanje jezine i komunikacijske kompetentnosti. Jezik i stil poslovnog iskaza treba uiniti sadraj poruke preciznim, jasnim i strunim. administrativno - tehnika obrada podrazumijeva pripremu, ekspediciju, uvanje i odlaganje svih vrsta pisanog poslovnog komuniciranja. To je arhiviranje dokumenata i njemu se posveuje posebna panja. urednost i estetski izgled poslovnog iskaza. Poslovno pismo je ogledalo onoga tko ga alje. Preko poslovnog pisma moe se stei dojam o poslovnom partneru, bolje nego na osnovu drugih izvora.

2. Glavni dijelovi poslovnog pisma:

1) Zaglavlje sadri sve bitne elemente kojima se poiljatelj poslovnog pisma odlikuje. Zaglavlje sadri bitne dijelove (naziv tvrtke, djelatnost i odredite ulicu i broj, potanski broj mjesta, i naziv mjesta poslovanja), i sporedne dijelove (broj telefona i telefaksa, broj iro-rauna, zatitni znak, godina osnivanja, spisak brojeva i dr.). Zaglavlje se pie u vrhu poslovnog pisma, na sredini najee, tako da je jasno oznaeno i upadljivo. Naziv tvrtke, mjesto i adresa trebaju biti uoljivi. 2) Mjesto i datum piu se odmah iza zaglavlja. Uobiajeno je da se piu u istom redu sa pozivnom oznakom. Mogu se pisati i na vie naina: Osijek, 10. svibnja 2005. god. Osijek, 10.05.2005 Datum je posebno vaan jer se od tog datuma utvruju nastale poslovne obaveze (vaei propisi po kojima je realiziran posao). 3) Adresa primatelja sastoji se od naziva tvrtke, njene djelatnosti i odredita (ulica, broj, potanski broj, naziv mjesta).

Pisma koja se alju u inozemstvo moraju imati odredinu zemlju, a adresa mora biti prilagoena zemlji u koju se alje. 4) Pozivni znakovi (oznake) su u funkciji lakeg razvrstavanja pote. To mogu biti inicijali linosti ili odjeljenja tvrtke u kojoj je pismo napisano. Na primjer: va znak, na znak, va dopis, na dopis i sl.

5) Predmet ili saetak predstavlja kratak sadraj poslovnog pisma.

Ispisuje se ispod adrese, prije sadraja pisma s lijeve strane. Pie se do polovine reda, a kada to nije dovoljno koristi se drugi red. Uobiajeno je da se saetak podvlai, ili istakne na drugi nain. Saetkom se definira sama tema pisma. 6) Sadraj pisma je glavni dio pisma kojim se daje poslovna informacija. On takoer ima uobiajenu formu: Poetak ili otvaranje pisma Uvoenje u poruku (kratko i racionalno), pozivanje na ranije dopisivanje, poslovnu vezu, telefonski razgovor, oglas i sl. Poruka ili sutina to je samo jezgra pisma i u njemu se obrazlae razlog obraanja koji je naznaen u uvoenju u poruku. Posebnu panju treba obratiti na stil pisanja: jasan, kratak i precizan. Voditi rauna o pravopisu. Ako se u pismu istie vie stvari onda svaku treba obraditi u posebnom odlomku Zavrni dio je zaokruivanje poruke, sa naglaenim optimizmom i eljom za daljnju suradnju 7) Pozdrav. Uljudni oprotaj sa poslovnim partnerom rijeima kao: Pozdravljam Vas; Primite nae pozdrave; S potovanjem; S osobitim potovanjem i sl. 8) Potpis. To je sastavni dio pisma, koji ono dobiva znaaj slubenog dokumenta. Poslovno pismo potpisuje ovlateno lice koje zastupa firmu (direktor ili vlasnik). Potpis se sastoji od naziva tvrtke, vlastorunog potpisa i otkucanog imena i prezimena ovlatenog lica sa titulom. Ako pismo potpisuje jedna osoba, onda potpis ide sa desne strane po pravilu od 45. (50.) slovnog mjesta. Ako poslovno pismo potpisuju dvije osobe, onda osoba vieg ranga potpisuje sa desne strane, a osoba nieg ranga sa lijeve strane, poevi od 10. slovnog mjesta.

3. Sporedni dijelovi poslovnog pisma:

1) Oslovljavanje (Gospodine direktore, Cijenjeni direktore i sl.) ako je pismo upueno poslovnom prijatelju moe se osloviti i sa Potovani prijatelju i sl. 2) Prilozi su dokumenti koji se prilau uz pismo (prospekti, kalendar...) koji se navode ispod sadraja pisma sa lijeve strane od 10. slovnog mjesta, i posebno se oznaavaju (prilog br. 1, prilog br. 2 itd.). 3) Nain otpreme. Kada se pismo alje obinom potom onda nema potrebe da se to posebno oznai. Ali kada se alje preporueno ili na neki drugi poseban nain onda se to obavezno oznaava na kraju pisma poslije priloga i to sa lijeve strane od 10. slovnog mjesta.

4) Raspored kopija. Pismo se pie u vie primjeraka. Original se alje poslovnom partneru, a kopije se rasporeuju prema potrebi. U rasporedu kopija navodi se u koliko je primjeraka poslovno pismo umnoeno i kome su kopije dostavljene. Kao: Dostavljeno: Imenovanom Raunovodstvu Arhivi.

5) Dodatak ili postskriptum je sporedni dio pisma koji se pie ako je isputeno neto u sadraju. Dodatak se pie tako to se sa lijeve strane nakon 10. slovnog mjesta stavi P.S. Dodatak se uvijek parafira jer se stavlja ispod potpisa i peata. Treba biti to krai. Sada kada se dokumentacija obrauje raunarima vri se viestruka korekcija teksta, pa se postskriptum sve manje koristi

4. E-mail

E-mail ili elektronika pota je pisana poslovna komunikacija koja se rabi u internom i eksternom komuniciranju.

Poslovni e-mail sastoji se od: 1. zaglavlja ili protokola koje obuhvaa: e-mail adresu poiljatelja (eng. from) e-mail adresu primatelja (eng. to) adrese kopija (eng. cc) predmet poruke (eng. subjekt) listu priloga (eng. attachment) datum i vrijeme prijenosa koje se dodjeljuje automatski potpunu adresu primatelja koja omoguuje razlikovanje poslovnog i osobnog e-maila, a sastoji se od naziva poduzea primatelja, predmeta poslovanja i sjedita ponovljeni predmet oslovljavanje sadraj koji obuhvaa uvod, bit, zavretak, pozdrav i potpis (potpis se sastoji od naziva poduzea-poiljatelja i mjesta poslovanja, funkcije te punog imena i prezimena osobe koja upuuje e-mail) Komuniciranje e-mailom pogodno je za sve faze poslovnog procesa, a osobito je pogodno za komuniciranje sa stalnim poslovnim partnerima. Uporabom e-maila tijekom cijelog poslovnog procesa uklanja se posao povezivanja prethodnih komunikacija jer se prethodna komunikacija moe automatski ukljuiti u komunikaciju odgovora.

2. teksta poruke koje obuhvaa:

Preporuke pri koritenju e-maila u poslovne svrhe

ograniite se na jednu temu i piite kratko, a duga objanjenja i dokumente poaljite kao prilog poruci budite izravni koristite se jednostavnim, manje formalnim jezikom nego za pisma koristite se mogunou povezivanja e-maila sa Web komunikacijama (u e-mailu ugraujte hiperlinkove) izbjegavajte uporabu velikih slova jer ona oznaavaju vikanje, a i uporabu tzv. emotikona i net-kratica jer ih veina ljudi ne razumije e-mail poruke itajte redovito i odgovarajte brzo ne sluite se e-mailom kako biste izbjegli telefonske razgovore jer ete tako ostaviti dojam da osobu namjerno izbjegavate proitajte i popravite e-mail poruku prije nego to ju poaljete ne aljite e-mail koji ste sastavili dok ste bili ljuti jer e-mail se uvijek ini grubljim nego to zapravo jest

Iako se e-mail ponekad ini potpuno bezazlenom formom, nema mjesta privatnosti. Ma to god spomenuli dotinoj osobi, uvijek postoji mogunost da primatelj vau potu jednim klikom proslijedi drugima. I upamtite da vaa tvrtka moe doi do bilo kojeg maila koji je doao ili otiao s vae poslovne adrese. Zato je pravilo broj jedan kod vanih i osjetljivih informacija koje aljete: pretpostavite da bilo koji mail koji poaljete mogu proitati i ljudi kojima nije namijenjen.

Drugi je razlog zato izbjegavati odavanje povjerljivih informacija je taj to biste se mogli predomisliti oko toga elite li ih otkriti ili ne, odnosno je li vrijeme da se neto obznani. Primjerice, ako novinarima odate financijske rezultate tvrtke prije konanog usuglaavanja i odobrenja, to bi moglo imati posljedice o kojima ne elite ni razmiljati. Drugo je pravilo kod slanja povjerljive pote: razmislite prije nego to poaljete.

5. Kako planirati pismo

Prije nego li zaponete pisati pismo, pitajte se: to mi je cilj? to ovim pismom elim postii i koji je najbolji nain da to postignem? Koje zamisli elim izraziti i kakav dojam elim ostaviti na primatelje pisma? Kako u postii rezultat koji elim i dobiti odgovor koji oekujem? Uivite se u itateljevo gledite: Sadraj oblikujte unutar jedne stranice. Pismo je uinkovitije ako prevladavaju rijei vi, umjesto mi ili ja, tj, ako je usmjereno na potrebe drugoga i na njegovu perspektivu Ne koristite rijei trebate i morate jer su to imperativni oblici koje nitko ne voli uti. Koristite neutralne iskaze kao npr. mislim da bi trebalo, predlaem, isl. Izbjegavajte uene fraze koje oteavaju komunikaciju. Uvijek koristite jezik u afirmativnom (pozitivnom, konstruktivnom, optimistinom) obliku. Izbjegavajte konstrukcije koje stavljaju naglasak na va posao, ve se usmjerite na potrebe i interese primatelja poruke (to ne znai koritenje vie 'Vi, Vama' konstrukcija, ve to znai da sadraj treba osmisliti sukladno potrebama kupca i pronai razumnu mjeru u svojoj ponudi) Izbjegavajte pisanje vie poruka u jednom pismu, naroito suprotnih poruka koje mogu izazvati nedoumicu kod itatelja. Ton pisma treba biti primjeren i utiv, ak i kada su u pitanju neugodne vijesti. Odgovor na neutivo pismo treba biti posebno pristojan i korektan.

Organizacija sadraja i oblikovanje reenica

u jednoredu (tekst) i dvoredu (razmak izmeu odlomaka) s odvojenim pasusima koji definiraju posebne dijelove teksta s nabrajanjima (jedno ispod drugog radi bolje uoljivosti) s oznakama pojedinih pasusa i teza sa slovima ili brojevima i s posebno oznaenim poglavljima s kratkim reenicama od najvie 25 rijei s isticanjem pojedinih rijei

Grafiki posebno istaknuti detalji masnim, podebljanim bold slovima poecima odlomaka brojevima rijeima pisanim velikim slovima posebno oblikovanim slovima-italic, s razmacima nabrajanjima

Oblici fonta -za prezentacije je najbolje koristiti Arial -za normalne tekstove u poslovnim pismima i dopisima najbolje je koristiti fontove tipa Times (najee se koristi Times New Roman)

Izbor veliine slova (font) - veliina 11 do 12 pointa za slova u tekstu - veliina 14 za ime i prezime primatelja, za predmet, za naslov pisma, za oslovljavanje i pozdrav

Stil fonta

-najee se koristi obian stil -kod poslovnih pisama kurziv (italic) koristi se samo za dijelove teksta koji se ele posebno istaknuti

Razmak od teksta do ruba papira (margine) -jedan od preporuljivih razmaka je 2,5 cm sa svih strana Prored izmeu redaka - jednostruki prored za tekst - dvostruki prored za razmak izmeu odlomaka Odlomak (paragraf) -preporuuje se dvostruki prored izmeu odlomaka -preporuljivo je ujednaiti veliine odlomaka jer se tekst doima skladnijim Odbrojavanje stranica -brojevi stranica u sredini teksta, s donje strane papira

Vanjski oblik teksta - uravnoteeni blok sustav

10

6. PRAVOPIS i najee koritene formulacije


Velikim poetnim slovom piu se pripadnici: kontinenata: Amerikanka, Afrikanac, Azijatkinja, Australac (NE Australijanac) drava i naroda: Hrvatica, Danac, Bolivijka, Egipanin, idovka regija i otoka: Meimurac, Rabljanka, Provansalka, Bavarac gradova i sela: Zagrepanka, Varadinac, Gronjanka, Njujoranin (ili Newyoranin)

Kontinenti Kontinenti poinju velikim slovom: Europa, Australija

Drave Sve rijei u imenu drava poinju velikim slovom, osim veznika: Narodna Republika Kina, Papua Nova Gvineja, Bosna i Hercegovina

Regije Ako je samo jedna rije, onda prvo slovo veliko: Baranja, Flandrija, tajerska Ako ima vie rijei, SAMO prva rije poinje velikim slovom: Bliski istok, Srednji zapad (u SAD), Gorski kotar

Ustanove i udruenja Uvijek prvo slovo ide veliko, a ostala malo (ako nisu imena): Savez samostalnih sindikata Hrvatske, Turistika zajednica grada Splita, Socijaldemokratska partija Hrvatske, Filozofski fakultet u Zagrebu

11

Kad se ustanove spominju openito, onda je sve malo. Upisat u se u neki savez sindikata. Idemo nai turistiku zajednicu ovog grada. Rije vlada se pie malo u hrvatska vlada, a ako stoji sama za sebe, moe i veliko i malo, kako hoete. Strana imena Piu se onako kako se piu izvorno u stranim jezicima. Izuzeci su imena koja su pohrvaena zbog duge uporabe: imena drava, imena nekih gradova (Be, Pariz, Rim, Firenca itd.) Pridjevi posvojni pridjevi na -ov (Markov), -ev (Mariev), -in (Anin), -ljev (Jakobljev)

UVIJEK se piu velikim slovom posvojni pridjevi na -ski, -ki, -ki (veinom ktetici) piu se MALIM slovom,

fonetizirani oni ili ne (hrvatski, biblijski, praki, zapreiki)

Kada piemo gospodin i gospoa Kad je uz ime i prezime osobe navedeno zanimanje i/ili funkcija koju obnaa, nepotrebno je jo isticati i gospodin ili gospoa, na primjer: ravnatelj kole prof. Ivo Ivi ne: gospodin ravnatelj kole prof. Ivo Ivi Kad se u istoj informaciji ponovo spominje ime iste osobe nepotrebno je ponavljati ravnatelj kole prof. Ivo Ivi, nego je dovoljno navesti samo gosp. Ivi (ako je jedini Ivi u informaciji), ili prof. Ivi ili samo ravnatelj (ako je jedini ravnatelj u informaciji).

Zarez izmeu osobe i zanimanja:

12

1. Kad je ime osobe ispred njene funkcije/zanimanja, iza imena ja zarez: Ivo Ivi, predsjednik 2. kad je ime osobe iza funkcije/zanimanja koje obavlja, nema zareza: predsjednik Ivo Ivi

Titule Titule se piu malim slovom kralj Tomislav, sveti Stjepan, profesor Juri, doktor Margeti

Skraeno se titule mogu samo pisati, ali se izgovaraju iskljuivo u duem, cjelovitom obliku.

Kratice akademskih naslova: doktor dr

doktor znanosti dr.sc. magistar profesor mr. prof.

(Piu se ispred imena: dr. Ivo Ivi)

Kratice oznaka zanimanja: diplomirani pravnik diplomirani ekonomist diplomirani inenjer dipl. iur. dipl. oec. dipl. ing.

diplomirani inenjer arhitekture dipl. ing. arh.

13

(Piu se iza prezimena koje se u tom sluaju odvaja zarezom: Ivo Ivi, dipl. iur. )

Kratice koje se esto upotrebljavaju: gospodin gospoa na primjer takozvani i tako dalje monsinjor gosp. ga. npr. tzv. itd. mons. Ili msgr.

Sloene kratice u kojima svako veliko slovo znai cjelovitu rije sklanjaju po padeima, a padeni nastavak se odvaja spojnicom: N. HINA (hina)

G. HINA-e (hine) D. HINA-i A. HINA-u (hini) (hinu)

Instr. HINA-om (hinom)

Primjeri internacionalizama u poslovnom jeziku koji imaju svoj hrvatski izriaj potvren praksom: aerodrom- zrana luka advokatura-odvjetnitvo marketing-istraivanje trita

14

menadment- upravljanje rentabilan-unosan evidentan-oit

Oslovljavanje Kod slubenog dopisivanja uobiajeno je oslovljavanje stavljati iznad prve crte teksta. Ako se koristi usklinik, tada novu reenicu poinjemo velikim slovom. Potovani direktore! Juer smo stigli u Pulu. Ako oslovljavanje zavravamo zarezom, tada ne poinje nova reenica, pa u nastavku koristimo malo slovo. Potovani direktore, juer smo stigli u Pulu.

Uobiajene formulacije oslovljavanja Potovani gospodine, Potovani gospodine Iviu, Cijenjena gospoo, Cijenjena gospoo Ivi, Potovani gospodine doktore, Potovana gospoo profesorice, Potovani Profesore,

15

Potovani gospodine generale, Potovana gospoo ministrice, Preuzvieni gospodine biskupe, Oe biskupe, Veleasni gospodine, asna majko, Vaa uzoritosti,

Pozdrav, formula pristojnosti (kurtoazije) S potovanjem S iskrenim potovanjem Srdaan pozdrav Srdano Vas pozdravljam Primite nae srdane pozdrave Primite nae iskrene pozdrave Oekujui Va skori odaziv, srdano Vas pozdravljamo Upuujemo Vam srdane i iskren pozdrave

Formule pristojnosti kod posebno uvaenih primatelja Molim primite izraze mog iskrenog tovanja

Izvolite, gospodine, primiti izraze moga visokog uvaavanja, s potovanjem

16

Koristim ovu prigodu da Vas uvjerim u izraze mog najvieg potovanja Primite, gospodine (ekselencijo), ponovna uvjeravanja mog najvieg potovanja Molimo primite izraze mog dubokog potovanja

Primjeri uobiajenih pogreaka koje se esto provlae u tekstovima: Pogreno se pie: Nova Godina Boini obiaj uputstvo spisak prepiska esto puta putem telefona neznam ne u znati u kutevi kursevi podcrtati pretsjednik treba treba treba treba treba treba treba treba treba treba treba treba treba treba Nova godina boini obiaj uputa popis, imenik, lista, iskaz dopisivanje, dopisi mnogo puta, vie puta telefonom ne znam neu znat u kutovi kursovi podcrtati predsjednik

podpredsjednik

treba

potpredsjednik

17

gladko radia gubitci dohodci izuzetci s tla uz zid oba nisu dola da li ste

treba treba treba treba treba treba treba treba treba treba

glatko radija gubici dohotci izuzeci sa tla uza zid nijedan nije doao jeste li raspravljati o pitanju

raspravljati po pitanju

Pristojnost, ljubaznost Ljutito, grubo i sarkastino pismo nee ostvariti rezultate koje oekujemo. Na primjer:

Potovani gospodine Zoriu, Ve smo vam pisali u svezi vaega velikog duga od 100 000 kuna. To ste trebali platiti prije tri mjeseca. Ako dug ne podmirite za deset dana, tuit emo vas sudu. S potovanjem

To se moe izraziti i na drugi nain:

18

Potovani gospodine Zoriu, pozivam se na prethodno nae pismo od 10. kolovoza u kojem smo vas zamolili da podmirite svoj dug od 100 000 kuna koji ste trebali platiti prije tri mjeseca. Budui da niste odgovorili na nae pismo, niste nam ostavili drugi izbor ve da Va predmet damo u ruke odvjetniku. Meutim, nama to nee biti drago, pa vam nudimo daljnjih deset dana da namirite svoj dug. S potovanjem Ili: Potovani gospodine Popoviu, primite nau iskrenu ispriku to Vam jo uvijek nismo mogli isplatiti Va novac. Razlog je u tome to nismo dobili namjenski novac. Svjesni smo da je Vaa ljutnja opravdana, ali Vas molimo za jo malo strpljenja. Vjerujemo da emo uskoro moi ispuniti sve nae obveze i jo jednom zahvaljujemo na Vaem strpljenju i razumijevanju. S potovanjem Ili: Potovani gospodine Popoviu, Drago mi je da Vam moemo javiti da smo danas uplatili iznos honorara na Va iro raun. U privitku Vam aljemo kopiju uplatnice. Jo jednom se ispriavamo zbog kanjenja u ispunjavanju naih obveza i zahvaljujemo na Vaem razumijevanju. Nadamo se da emo i dalje uspjeno suraivati na zajednikim projektima. S potovanjem

19

7. KAKO NAPISATI DOBRO PISMO

Priprema za pisanje

U prvom se dahu nabacuju osnovne misli i ne treba paziti na redoslijed, saetost, jasnou i samu kvalitetu teksta Nakon toga iz teksta treba izdvojiti osnovnu i najvaniju poruku pisma, napraviti plan pisma i iz grubo nabacanog teksta izvlaiti one reenice koje se uklapaju u shemu i, naravno, dodavati nove.

Tekst ponemo brusiti, izbacujemo nepotrebne rijei, saimamo ga ili ubacujemo potrebne podatke. Jo nekoliko puta tekst proitamo, dotjerujemo ga sve dok ne budemo potpuno zadovoljni i dok on ne odgovara svim pravilima dobrog poslovnog pisma

Primjer organizirane strukture


NASLOV- tema o kojoj se u pismu govori

Ukljuenje poduzea Delta u projekt gradskog prijevoza putnika (elimo dobiti posao).

UVOD-otvaramo pismo

Zato piemo Piemo u skladu s dogovorom i preuzetom obvezom. Navesti konkretan nadnevak Dogovora. O emu piemo O naim mogunostima i elji da dobijemo posao.

20

SREDINJI DIO-dio s porukom

Problem koji elimo rijeiti Primatelj pisma ne zna nae mogunosti, moda e netko drugi dobiti posao, trebamo nai nain financiranja. Predlaemo rjeenje Prikazujemo svoje stajalite i prijedlog elimo organizirati sastanak pripremljen za donoenje odluke to elimo da primatelj pisma uini elimo da doe na sastanak i donese odluku o ukljuenju i financiranju.

ZAKLJUAK-zatvaramo pismo

Na kraju pisma ohrabrite i jo jednom podsjetite itatelja da od njega oekujete da neto uini, donese odluku, doe na sastanak, odgovori na pismo, ispravi neku pogreku i slino. Zakljuak treba biti kao i poetak, kratak, ii na poantu. Kada zavravate pismo trebali biste zahvaliti osobi na pisanju, ako je vae pismo odgovor i ako to niste uinili na poetku. Potaknite daljnju vezu, upite ili korespondenciju i spomenite da oekujete da vam se primatelj pisma uskoro javi. Moete kratko ponoviti najvanije toke pisma. Pismo se zatvara na taj nain da itatelj upamti osnovnu misao ili ideju pisma, odnosno to se od njega stvarno oekuje da uini. I kada.

21

Evo nekoliko primjera dobro sroenih zakljuaka: Jo jednom Vam se zahvaljujemo na Vaem pismu i molimo Vas da nam se javite za sve dodatne informacije. Da ukratko ponovim osnovne toke pisma-sve cijene su u kunama, franko hrvatsko granica, rok isporuke je dva tjedna od primitka narudbe.

Molimo Va odgovor na nau ponudu do 12. svibnja 1993. Oekujem da se uskoro ujemo. Ili:

Sigurni smo da je kupnja naeg proizvoda pravi odabir. Treba li Vam bilo kakav savjet ili informacija bit e nam zadovoljstvo da Vam ih pruimo. Nadamo se da emo se uskoro uti.

Ili: Nadam se da sam odgovorio na sva Vaa pitanja, ali molim Vas da nam se javite za sve dodatne obavijesti. Dopustite da Vas podsjetim da uskoro dolazi ljetna sezona pa Vas molim da robu naruite to prije da bi stigla na vrijeme. Nadam se da emo se uskoro uti.

22

Nakon to ste napisali pismo, provjerite to ste to napisali i pitajte se: 1. Hoe li itatelj razumjeti ono to smo htjeli poruiti ili su negdje mogui nesporazumi? 2. Tee li tekst glatko? 3. Jesu li reenice kratke, jasne i razumljive? (prosjeno 16, najvie 25 rijei) 4. Jeste li izostavili sve dugake, teke i moda nerazumljive rijei? 5. Jeste li provjerili kako se pojedine rijei, kod kojih dvojite, piu? 6. Je li unutranja logika najjasnija? 7. Izgleda li krajnji proizvod dobro?

PRIMJER CIJELOG TEKSTA

Primjer 1. Lo redoslijed paragrafa teksta

Potovani,

Zanimaju nas vai sigurnosni sustavi. Htjeli bismo saznati neto vie o cijenama i popustima koje nudite.

Na poslovni suradnik, ELTA d.o.o. spomenuo nam je vae ime i pokazao va katalog. Oni su bili oduevljeni sigurnosnim sustavom koji ste kod njih instalirali, pa vam piemo o tome jer smo zainteresirani, a to je nama jako vano jer razmiljamo o poboljanju kvalitete iako, za razliku od naih poslovnih suradnika, nemamo takav oblik poslovanja.

Da li dajete jamstvo za svoje instalacije?

23

U Vaem katalogu vidjeli smo Secure 15 koji bi mogao zadovoljiti nae potrebe- ELTA d.o.o. ima instaliran Secure 18, ali kao to smo ve spomenuli, oni su robna kua, a mi smo lanac duana i to nam ne bi odgovaralo, te bismo trebali neto to moe sprijeiti pljaku i provale u duane pa mislimo da bi nam Secure 15 odgovarao. Koliko vam treba da instalirate sustav koji e nadgledati sve nae odjele? Moete li nam poslati inspektora ili savjetnika da pogleda nae prostore? Ako moete ponuditi konkurentnu cijenu i garancije, instalirati emo vae sustave u sve nae duane, ali za poetak neka to bude na glavni duan. Htjeli bismo se brzo odluiti, pa bi nam trebao brzi odgovor. S potovanjem

ANALIZA LOE NAPISANOG POSLOVNOG PISMA: 1. Pismo se ne moe brzo itati-treba ga prouavati. 2. Teko se razumije to pisac eli rei-potrebno je proitati nekoliko puta da bi se shvatila poruka. 3. Reenice su veoma dugake (od 45 do 70 rijei) s mnogo umetnutih reenica, to oteava brzo itanje. 4. Pomijeano je nekoliko tema. 5. Krajnje je nejasno to se zapravo htjelo rei. 6. Ima dosta pravopisnih i gramatikih pogreaka.

24

Primjer 2. Dobar redoslijed paragrafa teksta Potovani gospodine Periniu, Naa tvrtka ima lanac duana za maloprodaju i traimo uinkovit sigurnosni sustav. Vau tvrtku su nam preporuili nai poslovni partneri, tvrka ELTA d.o.o., kojima ste nedavno instalirali alarmni sustav Secura 18. Mi trebamo instalaciju koja e nam dati sveobuhvatnu zatitu protiv provale i krae u svim naim odjelima, a sustav Secure 15, iz vaeg kataloga, nam se ini najpogodnijim. Meutim, ako bi jedan od vaih predstavnika mogao doi k nama, vjerojatno bi nas mogao savjetovati i pomoi u odabiru optimalnih rjeenja sustava. Za poetak emo testirati va sustav u naem glavnom duanu. Ako bude uspjean, uvest emo ga u sve nae duane. Dakako, tu e biti nuna kokurentna ponuda i puno jamstvo, odravanje i servisi. Odluku o izboru optimalnog ponuaa eljeli bismo donijeti unutar iduih nekoliko mjeseci. Zato Vas molimo da nam ponudu s cijenom, rokom, jamstvom, odravanjem, nainom plaanja i testiranja sustava, dostavite do 20. travnja. S potovanjem

25

8. IZRAZI KOJI SE ESTO KORISTE U POSLOVNOM DOPISIVANJU

elite neto priopiti Drago nam je to Vam moemo priopiti da ... Ovime Vam elimo priopiti da ... Mi bismo Vam htjeli priopiti da ... Slobodni smo Vam priopiti da ... elite rei da neto aljete u prilogu (privitku) U prilogu (privitku) Vam aljemo ... U prilogu (privitku) dobivate ...

Zavrni tekst

Nadamo se uspjenoj suradnji s Vama. Bilo bi nam drago kad bismo s Vama mogli uspostaviti dobru poslovnu suradnju. S velikim zanimanjem oekujemo Va stav. U svako doba smo Vam, s daljnjim informacijama, na raspolaganju. Radovali bismo se Vaoj posjeti.

Kako ete zatraiti ponudu? Molimo Vas da nam poaljete ponudu za ... Htjeli bismo zamoliti ponudu za ... Molimo Vas da nam to je mogue prije poaljete ponudu za ...

26

Zavrni dio teksta upita

Unaprijed zahvaljujemo na Vaem trudu. Za Va hitni odgovor bili bismo Vam vrlo zahvalni. Sa zanimanjem oekujemo Va skoranji odgovor. U oekivanju Vaeg odgovora ... S molbom za Va skori odgovor...

Pozivanje na upit i zahvaljivanje

Hvala Vam na upitu (faksu, e-mailu, telefonskom razgovoru, pozivu). Zahvaljujemo Vam na upitu (faksu, e-mailu, telefonskom razgovoru, pozivu). Pozivamo se na Va upit (faks, e-mail) od i nudimo Vam sljedee: Slanje ponude

1. Ovime Vam nudimo: 2. U vremenu od do moemo Vam ponuditi 3. Pozivajui se na Va upit od nudimo Vam kako slijedi: Ukazivanje na priloenu dokumentaciju

U prilogu (privitku) dobivate U prilogu (privitku) Vam aljemo eljene kataloge (eljeni katalog) i broure ete dobiti potom.

Negativan odgovor na upit

Naalost, ne moemo udovoljiti Vaoj elji. Na nae veliko aljenje nismo u mogunosti

27

Zavretak ponude U nadi da Vam naa ponuda odgovara srdano Vas pozdravljamo. Bilo bi nam drago kad bi Vam naa ponuda odgovarala. Sa zanimanjem oekujemo Va skori odgovor. Radujemo se Vaem odgovoru. Bilo bi nam drago kad bismo mogli Nadam se da u uskoro dobiti Va odgovor. Radujemo se dobroj suradnji s Vama. Kako ete moliti za razumijevanje i kako moete obrazloiti storno? Molimo za razumijevanje za ovaj sluaj. U nadi da ete imati razumijevanja srdano Vas pozdravljamo. Nadamo se da Vam ova promjena nee uzrokovati neugodnosti. Nadam se da zbog ovog odgaanja neete imati nikakve tete.

Kako ete priopiti da u prilogu (privitku) aljete raun? U prilogu (privitku) Vam aljemo raun za sljedee usluge:... Slobodni smo Vam u prilogu poslati raun u iznosu od .... U prilogu (privitku) dobivate raun za sljedee usluge: ...

Kako ete zamoliti da se podmiri raun? Molimo Vas da podmirite gore navedeni iznos. Molimo Vas da to je mogue prije podmirite gore navedeni raun. Za podmirenje dospjelog iznosa na na raun unaprijed Vam zahvaljujemo.. Za podmirenje dospjelog iznosa na na raun br. bili bismo Vam vrlo zahvalni.

28

Kako moete priopiti da ste podmirili raun? Podmirili smo Va raun br. ... bankovnom doznakom. Danas smo gore navedeni iznos doznaili na Va raun. Dali smo nalog naoj banci da dospjeli iznos doznai na Va raun. Obavjetavamo Vas da smo iznos u visini od ... doznaili na Va raun ve ... . U prilogu Vam aljemo na ek za podmirenje gore navedenog rauna. Sukladno Vaem faksu aljemo Vam potvrdu o uplati.

Kako moete priopiti da dospjeli raun nije podmiren? Slobodni smo skrenuti Vam panju na to da na raun od ... u iznosu od ... jo nije podmiren. Htjeli bismo Vas podsjetiti da je proao rok plaanja naeg rauna od ... Ako do tada ne podmirite iznos bit emo prisiljeni protiv Vas poduzeti pravne mjere.

29

Literatura:

Oani, Marijan: Poslovna pisma ili Kako napisati uinkovito poslovno pismo, Tehnoloki park Zagreb, Zagreb, 2005. Ani, Vladimir;Goldstein, Ivo: Rjenik stranih rijei, Novi Liber, Zagreb, 1999. Babi, Stjepan; Ham, Sanda; Mogu, Milan: Hrvatski kolski pravopis, kolska knjiga, Zagreb, 2005. Erinik, Davor: Uredsko poslovanje (skripte), Drutveno veleuilite, Zagreb, 2002. Klai, Bratoljub: Veliki rjenik stranih rijei izraza i kratica, Zora, zagreb, 1968. Teak, Stjepko; Babi, Stjepan: Gramatika hrvatskog jezika, kolska knjiga, Zagreb, 1994. Mandi, Vlado: Kako javno razgovarati hrvatski, C.A.S.H., Pula, 1998. Amato, Rachel Armitago: Praktino poslovna komunikacija, PONS, Zagreb, 2005.

30

You might also like